Skriv en frivilligopgave, som nogen kan sige ja til
Gør opgaven tydelig med en begyndelse, en afslutning og én person at spørge. Det er mere anvendeligt end en generel efterlysning af hjælp.
Vi mangler hænder. Den besked fortæller, at der er et behov, men den kommende frivillige ved stadig ikke, hvad et ja indebærer. Er det en enkelt aften? Skal man kunne løfte noget? Bliver man bagefter ansvarlig for alle fremtidige arrangementer?
Prøv at skrive opgaven, før I skriver opslaget. Ældre Sagens rekrutteringsguide lægger blandt andet op til at afklare, hvilke opgaver der skal løses. Her omsætter vi det til et selvstændigt eksempel, som kan tilpasses en mindre gruppe.
Fra uklar efterlysning til afgrænset invitation
Forestil jer, at en lokal spilleaften mangler hjælp til klargøring. Den uklare version er: Vi søger en engageret person, der vil være med til at udvikle fællesskabet. Den kan dække næsten hvad som helst.
En mere præcis, tænkt version kunne være: Vi søger én person til at hjælpe med at sætte borde og spil frem før næste spilleaften. Opgaven varer fra 17.30 til 18.15. Du er sammen med aftenens vært, som viser, hvor tingene står. Du behøver ikke kende spillene og forpligter dig kun til denne gang.
Det sidste opslag gør ikke opgaven mindre vigtig. Det gør beslutningen mere konkret. Hvis der er tunge løft eller andre særlige krav, skal det beskrives, og I bør undersøge, om opgaven kan deles eller løses på en anden måde.
Fem oplysninger, der skal på plads
- Resultat: Hvad skal være færdigt, når opgaven slutter?
- Tid: Hvornår begynder og slutter den, inklusive forberedelse?
- Rammer: Hvor foregår arbejdet, og hvad stiller I til rådighed?
- Støtte: Hvem hjælper, hvis noget er uklart?
- Afslutning: Er der en enkelt opgave eller en aftale om flere gange?
Hold oplysningerne samlet. Man skal ikke læse en lang tråd for at finde mødetid og adresse. Har I flere forskellige opgaver, så skriv separate invitationer frem for en samlet liste, hvor ansvaret flyder sammen.
Aftal også, hvad der sker ved afbud
Fortæl hvem der skal have besked, hvis personen bliver forhindret. Hav selv en plan for, om opgaven kan overtages, udsættes eller bortfalde. En frivillig skal kunne melde fra uden først at finde en afløser, medmindre I udtrykkeligt har aftalt en anden ordning.
Når nogen siger ja, så bekræft aftalen kort. Brug også tankerne fra en enkel velkomst, hvis vedkommende ikke har været med før.
Afslut opgaven ordentligt
Sig konkret tak for det udførte arbejde. Spørg, om tidsrammen passede, og om noget manglede. Gem den rettede opgavebeskrivelse, så næste person får en bedre instruktion. Et nyt tilbud om at hjælpe skal være en ny aftale; det første ja er ikke en permanent vagtplan.
Kilde
Ældre Sagen: Rekruttering af frivillige. Opslagseksemplet og arbejdsspørgsmålene er udarbejdet til denne artikel.