Gør det første kvarter lettere for en ny deltager
En tydelig indgang, en person at spørge og en lille opgave kan gøre første besøg mere overskueligt. Her er en velkomst, I kan tilpasse.
Den nye deltager ved måske, hvornår aktiviteten begynder, men ikke hvilken dør der er åben, hvor overtøjet skal hænge, eller om alle andre allerede kender hinanden. Det er gode steder at begynde, når I planlægger en velkomst. I behøver hverken en tale eller en særlig velkomstpakke.
Her er et forslag til en enkel modtagelse. Det kan bruges i en strikkecafé, en gågruppe eller et lille værksted og ændres efter jeres behov. Aftal på forhånd, hvem der tager imod, så opgaven ikke bliver noget, alle tror, at en anden klarer.
Før besøget: fjern det, der kan gættes forkert
Send en kort besked med tidspunkt, præcis indgang og en kontaktmulighed. Skriv også, om deltageren skal medbringe noget, betale noget eller tilmelde sig på forhånd. Et tænkt eksempel kunne være: Vi mødes ved døren mod gården. Du kan låne materialer første gang, og du må gerne nøjes med at kigge med.
Læs beskeden uden at bruge jeres interne viden. Er fælleshuset et bestemt lokale eller hele bygningen? Betyder klokken 19, at døren åbner, eller at I begynder? Hvis adgangsforholdene er uklare, så brug først vores guide til et mødested, flere kan bruge.
Ved døren: vis det nødvendige
Præsenter dig, vis hvor I skal være, og fortæl kort, hvad der sker den første del af aftenen. Spørg, om personen vil introduceres for gruppen nu eller hellere vil begynde med en samtale med én anden. En stor præsentationsrunde passer ikke nødvendigvis til alle.
Undgå at overdrage hele foreningens historie på én gang. Deltageren har først brug for at finde en plads og forstå aktiviteten. Gamle arrangementer, interne navne og tidligere konflikter kan vente.
Undervejs: tilbyd en overskuelig indgang
En lille fælles handling kan være en enkel måde at begynde på: lægge materialer frem, vælge en kort rute eller sætte sig ved et bord med en opgave. Tilbuddet skal kunne afslås. En ny deltager har ikke sagt ja til at blive frivillig ved at komme på besøg.
Udpeg gerne én person, som kan svare på spørgsmål undervejs. Hvis der faktisk er brug for hjælp, så beskriv den konkret med inspiration fra guiden til afgrænsede frivilligopgaver.
Efter besøget: gør næste skridt tydeligt
Slut med datoen for næste møde og det, I forventer at lave. Spørg, om deltageren ønsker praktisk information tilsendt, før I føjer vedkommende til en liste eller gruppe. Et nej behøver ikke en forklaring.
Brug til sidst to minutter internt: Var døren let at finde? Vidste den ansvarlige, at nogen kom? Var der plads ved bordet? Notér én forbedring, som faktisk kan gennemføres inden næste gang.
Kilde og videre læsning
Ældre Sagens guide til rekruttering af frivillige behandler både modtagelse og opfølgning. Forløbet og eksemplerne her er redaktionelle forslag.